Het verval en de opname van vakantiedagen

Het doel van vakantie is verschillende malen door het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen benadrukt en wordt zelfs een belangrijk beginsel van communautair recht genoemd. De wettelijk minimum betaalde vakantiedagen zijn bedoeld om een werknemer onder normale omstandigheden te laten genieten van een periode van rust en ontspanning, waardoor de werknemer kan recupereren en na zijn vakantie er weer vol tegenaan kan. Ter stimulering van het tijdig en met regelmaat opnemen van vakantiedagen is per 1 januari 2012 een vervaltermijn in art. 7:640a BW opgenomen met betrekking tot de wettelijke vakantiedagen. Dit is inmiddels oud nieuws. Toch komen we in de praktijk regelmatig vragen tegen over het verval van vakantiedagen of wordt de wettelijke minimum vakantieregeling onjuist toegepast. Met dit korte artikel wordt getracht enige duidelijkheid te scheppen in het oerwoud van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen en verjarings- en vervaltermijnen.

Op grond van art. 7:640a BW vervallen de wettelijke vakantiedagen na verloop van 6 maanden. De wettelijke vakantiedagen zijn de dagen waarop een werknemer minimaal recht heeft. Het wettelijke minimum is bij een normale werkweek van vijf dagen 20 dagen. Is een kortere werkweek afgesproken, dan verminderd het wettelijke minimum evenredig. Stel een werknemer werkt 3 dagen per week, dan heeft de werknemer recht op 3/5 * 20 = 12 vakantiedagen. Dit minimum wordt gedurende het jaar evenredig opgebouwd. Werkt een werknemer twee maanden, dan heeft de werknemer 2/12 * 20 = 3,33 dagen opgebouwd. Deze vakantiedagen vervallen 6 maanden na het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Dit betekent dat als een werknemer 20 wettelijke vakantiedagen in 2013 heeft opgebouwd, deze vakantiedagen op 1 juli 2014 vervallen.

Naast deze wettelijke vakantiedagen heeft een werknemer vaak recht op een aantal aanvullende vakantiedagen op grond van een (collectieve) arbeidsovereenkomst. Deze dagen, dus de dagen die boven de wettelijk minimum dagen overeengekomen worden, worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. De vervaltermijn van art. 7:640a BW is niet van toepassing op deze vakantiedagen. Deze vakantiedagen vervallen niet maar verjaren na verloop van 5 jaar na de dag van het jaar waarin de vakantieaanspraak is ontstaan (art. 7:642 BW). Bovenwettelijke vakantiedagen die in de loop van 2013 zijn opgebouwd verjaren op 1 januari 2018.

Een werknemer geeft in de regel niet aan: “ik wil gebruik maken van de wettelijke vakantiedagen, schrijf die maar af van mijn tegoed”, dus ontstaat een probleem. Van welke vakantiedagen (wettelijke of bovenwettelijke) maakt de werknemer die vakantieverlof opneemt gebruik? Stel een werknemer bouwt in 2012 25 vakantiedagen op. Van die 25 vakantiedagen gebruikt hij er 15. In 2013 heeft de werknemer dan nog 10 dagen over. De eerste vraag die nu rijst is: Vervallen deze dagen op 1 juli 2014 (zijn dit wettelijke of bovenwettelijke dagen)? In lijn met de wetsgeschiedenis dienen de vakantiedagen waarvoor in het concrete geval de kortste termijn rest, als eerste te worden afgeboekt. Dit betekent dat in dit geval als eerste op de wettelijke vakantiedagen wordt afgeboekt (termijn van 6 maanden). Werknemer heeft in het voorbeeld dus 15 (wettelijke) vakantiedagen opgenomen. Hij heeft in 2013 nog 10 extra (25-15) vakantiedagen over, waarvan 5 wettelijk en 5 bovenwettelijk. Daarnaast bouwt de werknemer in 2013 opnieuw 25 vakantiedagen op. Stel de werknemer gaat in februari 2013 een week op wintersportvakantie. Daarvoor zal hij gebruik moeten maken van 5 vakantiedagen. Deze 5 vakantiedagen worden afgeboekt van de 5 wettelijke vakantiedagen die hij na 2012 over had. Immers vervallen deze dagen op 1 juli 2013, terwijl de wettelijke vakantiedagen van 2013 pas op 1 juli 2014 vervallen en voor de bovenwettelijke vakantiedagen uit 2012 een termijn rest van bijna 5 jaar. Als de werknemer vervolgens in augustus nogmaals 2 weken met vakantie gaat, dan dienen die 10 vakantiedagen van het tegoed aan wettelijke minimum vakantiedagen in 2013 te worden afgeschreven, immers vervallen/verjaren die het eerst. Als de werknemer in 2013 verder niet meer vakantiedagen opneemt, dan heeft de werknemer per 1 januari 2014 het volgende tegoed:

5 bovenwettelijke vakantiedagen uit 2012 (termijn eindigt op 1 januari 2017).
5 bovenwettelijke vakantiedagen uit 2013 (termijn eindigt op 1 januari 2018).
10 wettelijke vakantiedagen uit 2013 (termijn eindigt op 1 juli 2014).

Uit het bovenstaande blijkt dat het voor werkgevers van belang is om een administratie bij te houden van de opbouw en opname van zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen in enig jaar, in verband met de verschillende termijnen.

Heeft u vragen over de opbouw en opname van vakantiedagen of andere vragen m.b.t. arbeidsrecht, neem dan contact op!